El Código de Comercio regula en su Título III (arts. 25 y siguientes) la Contabilidad de los empresarios, los «Libros» obligatorios y la presentación de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.  En este post explicaremos cuáles son esos Libros y qué obligaciones tiene el empresario.

¿Por qué la contabilidad?

Conocer la situación económica de una empresa es imprescindible a la hora de tomar cualquier tipo de decisión. Una contabilidad correctamente formulada permite a los administradores de una sociedad acceder en todo momento a esa «fotografía» de la marcha negocio.

De ahí que podamos decir que una «buena contabilidad» se convierte en una herramienta fundamental para el empresario.

La contabilidad tiene igualmente importantes repercusiones respecto a terceros. Como los propios socios de la sociedad o los acreedores de la misma. Por descontado, que el empresario lleve una contabilidad conforme a las exigencias legales dota de mayor seguridad las relaciones económicas en el mercado.

Finalmente, la contabilidad tiene enormes repercusiones en el ámbito fiscal. Pues determinará el resultado económico en el ejercicio contable que es un dato necesario para liquidar determinados tributos.

Como dice el Código de Comercio:

El deber de llevanza de la contabilidad recae sobre el empresario (en el caso de sociedades mercantiles serán los administradores), pudiéndolo hacer (a) directamente o, como es más habitual, (b) por medio de terceras personas (por ejemplo un contable o asesor fiscal interno o externo), debidamente autorizado por el empresario. En este último caso, aunque la contabilidad la confeccione un tercero el empresario sigue siendo responsable de la misma.

Los libros contables.

En relación con la contabilidad el Código de Comercio obliga a los empresarios llevar, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, los siguientes libros:

1)  El Libro de inventario y cuentas anuales  (el balance de la empresa)

2) El Libro diario (donde se registran las operaciones de la empresa).

Si eres persona física y estás en el Régimen de Estimación Simplificada del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) los Libros que deberas llevar son:

a) Si realizas actividad empresarial: Libros registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión.

b) Si realizas una actividad profesional: Además de los indicados en el apartado a), el Libro registro de provisiones y suplidos. 

Otros libros obligatorios de las sociedad.

Además de los contables las sociedades de capital deberán contar con otros libros obligatorios:

– Un Libro de actas en el que se recogerán los acuerdos tomados en los órganos societarios .

– Un Libro registro de socios (en la SL) en el que constará la titularidad originaria y sucesivas transmisiones de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

– El Libro registro de acciones nominativas (en la SA) en el que se inscribirán las sucesivas transferencias de las acciones.

– El Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad  (sólo en sociedades unipersonales, sean anónimas o limitadas).

La obligación de legalizar los libros de los empresarios.

La Ley exige a los empresarios que legalicen esos libro obligatorios. De la legalización de los mismos se encargará el Registro Mercantil del lugar donde la empresa (persona física o jurídica) tenga su domicilio.

El plazo para legalizar es antes de que transcurran cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio, que normalmente coincidirá con el año natural (31 de diciembre), con lo que el plazo finalizaría el 30 de abril.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, obliga desde el 29 de septiembre de 2013 a presentar telemáticamente los libros para su legalización.

Las cuentas anuales y su depósito en el Registro.

Asimismo, la Ley obliga al empresario a formular al cierre del ejercicio contable las Cuentas Anuales, que comprenderán:

(i) el balance,

(ii) la cuenta de Pérdidas y Ganancias,

(iii) un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio,

(iv) un estado de flujos de efectivo

(v) la Memoria. Según determina la Ley deben redactarse con claridad y mostrar la «imagen fiel» de la empresa.

Las cuentas han de depositarse cada año en el Registro Mercantil, dentro del plazo de un mes desde la celebración de la Junta General que las aprueben. La sociedad tendrá que celebrar la Junta antes de que transcurran seis meses desde el cierre del ejercicio social.

Por tanto, si el cierre coincide con el año natural (a 31 de diciembre), la Junta podría celebrarse hasta el 30 de junio del año siguiente y los administradores tendrían un mes (30 de julio) para depositar las cuentas en el Registro.

En caso de no presentación la Ley contempla la imposición de sanciones y el cierre provisional de la Hoja en el Registro.